Отбор образцов для сертификации на таможне после прибытия груза
При импорте продукции из Китая может возникнуть ситуация, когда груз уже прибыл в Россию, однако для оформления сертификата соответствия или декларации соответствия необходимо провести лабораторные испытания. В этом случае организуется отбор образцов для испытаний после прибытия груза.
Для импортёра это один из наиболее ответственных этапов таможенного оформления. Ошибки в количестве образцов, идентификации продукции, документах или организации работ на складе временного хранения способны привести к повторному отбору, дополнительным лабораторным испытаниям и увеличению срока нахождения всей партии под таможенным контролем.
Особенно важно заранее понимать, кто должен проводить отбор, какие документы необходимо подготовить, каким образом образцы передаются в лабораторию и можно ли выпустить основную партию до завершения испытаний.
Транспортно-логистическая компания ЛАЗУРИТ сопровождает импортные поставки из Китая и помогает выстроить логистику, таможенное оформление и работу с разрешительной документацией как единый процесс.
Что означает отбор образцов для сертификации на таможне
Фраза «отбор образцов для сертификации на таможне» широко используется импортёрами, хотя с юридической и практической точки зрения правильнее говорить об отборе образцов продукции, находящейся под таможенным контролем, например на СВХ или на территории терминала.
Необходимо различать два процесса.
Первый — отбор проб или образцов таможенным органом. Он может проводиться непосредственно в рамках таможенного контроля, например для проведения таможенной экспертизы, проверки состава, характеристик, классификации или других сведений о товаре.
Второй — отбор образцов для обязательной оценки соответствия. Такие образцы необходимы для проведения исследований и испытаний в рамках оформления сертификата или декларации соответствия требованиям технических регламентов ЕАЭС.
Внешне эти процедуры могут выглядеть похоже: открывается грузовое место, идентифицируется продукция, отбирается определённое количество товара, оформляются документы. Однако назначение процедур и участники процесса различаются.
Поэтому при организации поставки важно заранее определить, какой именно отбор образцов требуется.
Подробнее о процедурах проверки товара можно прочитать в материале что такое фактический таможенный контроль.
Когда образцы приходится отбирать после прибытия груза
Оптимальная схема импорта предполагает, что необходимость сертификации определена ещё до отправки товара из Китая. Но на практике образцы нередко приходится получать уже из прибывшей коммерческой партии.
Наиболее распространённые ситуации:
- сертификат соответствия ещё не оформлен;
- для регистрации декларации требуются лабораторные испытания;
- испытательная лаборатория запросила дополнительные образцы;
- первоначально присланного из Китая образца оказалось недостаточно;
- изменились характеристики или модель продукции;
- в коммерческой партии обнаружена модификация, которой не было среди ранее испытанных образцов;
- требуется подтверждение соответствия конкретной партии;
- возникли вопросы по идентификации продукции;
- документы изготовителя не позволяют однозначно подтвердить характеристики товара;
- сертификат или декларация, на которые рассчитывал импортёр, не подходят для фактически ввезённой продукции.
В таких случаях груз может уже находиться в порту Владивостока, Восточного, на СВХ или другом месте временного хранения, а выпуск продукции ещё не завершён.
Тогда необходимо максимально быстро организовать доступ к грузу, провести отбор и направить образцы в лабораторию.
Почему сертификацию нужно проверять ещё до отправки товара из Китая
Одна из наиболее дорогих ошибок импортёра — сначала оплатить поставщику товар и отправить контейнер в Россию, а вопрос обязательного подтверждения соответствия начать решать только после прибытия.
До заключения внешнеторгового контракта желательно определить:
- код ТН ВЭД ЕАЭС;
- точное техническое описание товара;
- применимые технические регламенты ЕАЭС;
- необходимость сертификата, декларации или иного разрешительного документа;
- схему подтверждения соответствия;
- необходимость лабораторных испытаний;
- количество образцов;
- требования к образцам;
- состав доказательной документации;
- возможность отбора образцов до отправки основной партии.
Именно предварительная проверка позволяет избежать ситуации, когда коммерческая партия стоимостью в миллионы рублей прибывает в Россию, а выпуск задерживается из-за нескольких образцов, необходимых лаборатории.
Компания ЛАЗУРИТ рекомендует решать вопрос классификации товара и разрешительных документов ещё до оплаты поставщику и организации международной перевозки.
Пошаговый порядок отбора образцов после прибытия груза
Рассмотрим практическую схему, когда коммерческая партия из Китая уже находится в России и из неё необходимо получить образцы для испытаний.
Шаг 1. Определить требования к продукции
Сначала необходимо точно установить:
- наименование товара;
- производителя;
- торговую марку;
- модель и артикул;
- назначение продукции;
- материал изготовления;
- технические характеристики;
- код ТН ВЭД ЕАЭС;
- применимый технический регламент;
- форму оценки соответствия.
Нельзя начинать отбор исключительно на основании коммерческого названия из инвойса.
Например, наименование «электрическое оборудование» недостаточно для определения требований к испытаниям. Необходимы назначение, напряжение, мощность, конструкция, состав, область применения и другие характеристики.
Шаг 2. Согласовать образцы с органом по сертификации или лабораторией
До вскрытия контейнера или грузовых мест необходимо понимать, какие именно образцы и в каком количестве потребуются.
Для разных видов продукции требования отличаются.
Может потребоваться:
- одна единица товара;
- несколько одинаковых единиц;
- комплект продукции;
- образцы каждой модели;
- несколько размеров;
- продукция различных артикулов;
- определённая масса материала;
- комплектующие вместе с основным изделием.
Количество образцов должно определяться не приблизительно, а исходя из применяемой схемы оценки соответствия, программы испытаний, стандартов и требований к конкретной продукции.
Если взять недостаточное количество товара, может потребоваться повторный доступ к грузу.
Шаг 3. Подготовить документы
Для организации отбора и последующего оформления разрешительного документа могут потребоваться:
- внешнеторговый контракт;
- инвойс;
- упаковочный лист;
- транспортные документы;
- техническое описание;
- спецификация;
- каталог производителя;
- фотографии;
- маркировка товара;
- сведения о производителе;
- документы на конкретную модель или артикул;
- заявка на сертификацию или декларирование;
- документы от органа по сертификации;
- документы для доступа к грузу на СВХ;
- доверенности;
- другие документы в зависимости от товара и ситуации.
Полный комплект документов для импортной поставки необходимо формировать заранее. Подробнее — в материале какие документы нужны для таможенного оформления импортного груза.
Шаг 4. Организовать доступ к грузу
После прибытия товар может находиться:
- в контейнере;
- на контейнерном терминале;
- на СВХ;
- в зоне таможенного контроля;
- в другом месте временного хранения.
Просто приехать на склад и забрать несколько единиц товара нельзя.
Необходимо организовать операции с грузом с соблюдением установленного режима хранения и таможенного контроля.
В зависимости от конкретной ситуации могут потребоваться согласование операций, предоставление документов, подача заявлений и организация присутствия необходимых специалистов.
Шаг 5. Идентифицировать продукцию
Перед отбором важно убедиться, что выбирается именно та продукция, которая указана в заявке на проведение оценки соответствия.
Проверяются:
- изготовитель;
- страна производства;
- торговая марка;
- модель;
- артикул;
- серийный номер, если применимо;
- технические характеристики;
- маркировка;
- упаковка.
Это принципиально важно.
Если в акте указана модель ABC-100, а лаборатории фактически передана ABC-200, результаты испытаний могут оказаться неприменимыми к заявленной продукции.
Акт отбора образцов: почему он так важен
Одним из ключевых документов является акт отбора образцов.
Он связывает между собой:
коммерческую партию → конкретный образец → лабораторные испытания → протокол испытаний → документ о соответствии.
В акте могут фиксироваться:
- дата и место проведения отбора;
- сведения о продукции;
- наименование изготовителя;
- торговая марка;
- модель;
- артикул;
- количество образцов;
- идентификационные признаки;
- сведения о партии;
- сведения об упаковке;
- лица, участвовавшие в процедуре;
- иная информация, необходимая для идентификации образцов.
Содержание документа зависит от процедуры и типа продукции.
Главная задача — обеспечить прослеживаемость.
Из документов должно быть понятно, что испытания проводились именно в отношении образцов продукции, соответствующей заявляемому товару.
Как происходит передача образцов в лабораторию
После отбора продукцию необходимо подготовить к транспортировке.
В зависимости от товара могут потребоваться:
- упаковка;
- пломбирование;
- маркировка;
- защита от повреждений;
- специальные температурные условия;
- соблюдение требований к перевозке опасных или чувствительных грузов.
Затем образцы направляются в испытательную лабораторию.
При этом важно сохранить связь между:
- актом отбора;
- конкретными образцами;
- заявкой;
- производителем;
- моделью;
- коммерческой партией.
Особенно внимательно необходимо работать с продукцией, где внешне похожие модели имеют различные технические характеристики.
Что происходит с основной партией во время испытаний
Это один из главных вопросов импортёров.
Если в отношении коммерческого товара требуется подтверждение соблюдения обязательных требований, нельзя исходить из предположения, что груз обязательно будет выпущен в свободное обращение, пока разрешительные документы ещё не оформлены.
Конкретный порядок зависит от:
- типа продукции;
- применимого технического регламента;
- таможенной процедуры;
- формы оценки соответствия;
- имеющихся документов;
- обстоятельств конкретной поставки.
Поэтому ещё до прибытия контейнера необходимо определить, какие документы должны быть готовы к моменту таможенного оформления основной партии.
Если сертификационные испытания начинаются только после прибытия коммерческого груза, время работы лаборатории фактически может увеличивать общий срок нахождения партии в порту или на СВХ.
Именно поэтому схема:
«привезём товар, а сертификат сделаем потом»
для многих категорий продукции создаёт значительный финансовый риск.
Сколько времени занимают лабораторные испытания
Единого срока для всех товаров не существует.
Продолжительность зависит от:
- технического регламента;
- вида продукции;
- количества проверяемых показателей;
- применяемых методов испытаний;
- загруженности лаборатории;
- необходимости климатических или ресурсных испытаний;
- количества моделей;
- качества представленной документации;
- результатов первоначальных исследований.
Для одних товаров исследования относительно простые. Для других необходимо проведение большого количества испытаний или выдерживание продукции в определённых условиях.
Поэтому срок необходимо выяснять до отправки основной партии из Китая, а не после её прибытия во Владивосток.
Расходы при отборе образцов после прибытия груза
Дополнительные затраты могут оказаться значительно выше стоимости самих образцов.
Возможные статьи расходов:
| Расход | Почему возникает |
|---|---|
| Хранение груза | Партия остаётся на терминале или СВХ |
| Контейнерное хранение | Увеличивается время использования контейнера |
| Погрузочно-разгрузочные операции | Для доступа к необходимым грузовым местам |
| Перемещение контейнера | Если требуется отдельная постановка для проведения операций |
| Вскрытие упаковки | Необходимо получить конкретные единицы товара |
| Упаковка образцов | Для передачи в лабораторию |
| Доставка образцов | Перевозка до испытательной лаборатории |
| Лабораторные испытания | Оплачиваются исследования продукции |
| Сертификация | Работа органа по сертификации |
| Повторный отбор | Возникает при ошибке или нехватке образцов |
| Дополнительное хранение | При отрицательных результатах испытаний |
Поэтому стоимость сертификации нельзя оценивать только по цене самого сертификата или декларации.
При позднем начале процедуры основные расходы иногда формируются именно из-за простоя груза.
Главные риски при отборе образцов из прибывшей партии
Недостаточное количество образцов
Если лаборатории потребуется больше продукции, придётся повторять организационные операции.
Это означает дополнительные расходы и потерю времени.
Отобрана неправильная модель
Одна из наиболее неприятных ошибок.
В контейнере может находиться несколько моделей продукции, похожих внешне. Если отобрана не та модификация, результаты испытаний могут не подтверждать соответствие необходимого товара.
Различаются сведения в документах
Например:
- в инвойсе один изготовитель;
- на маркировке другой;
- в заявке третье написание;
- в техническом описании другой артикул.
Такие расхождения необходимо устранить до испытаний.
Лаборатории передан образец, не соответствующий коммерческой партии
Для оформления документов о соответствии критически важна идентификация продукции.
Отправка заранее подготовленного поставщиком «идеального» образца, характеристики которого отличаются от фактического серийного товара, создаёт серьёзный риск.
Продукция не проходит испытания
Это наиболее сложный сценарий.
Возможные причины:
- несоответствие требованиям безопасности;
- неправильные материалы;
- фактические характеристики отличаются от заявленных;
- конструкция товара не соответствует требованиям;
- проблемы с маркировкой;
- изготовитель изменил изделие;
- поставщик предоставил недостоверные сведения.
В результате выпуск коммерческой партии может существенно осложниться.
Что делать, если образец не прошёл испытания
Необходимо установить конкретную причину отрицательного результата.
Дальнейшие действия зависят от характера несоответствия.
Возможны следующие варианты:
- запрос технических документов у производителя;
- проведение дополнительных испытаний;
- повторный отбор;
- уточнение идентификации;
- изменение маркировки, если это допустимо;
- корректировка комплектации;
- работа с изготовителем по устранению несоответствий;
- изменение схемы поставки будущих партий.
Но если сама продукция не соответствует обязательным требованиям безопасности, решить проблему исключительно оформлением дополнительных документов невозможно.
Поэтому проверка товара и поставщика до массовой закупки значительно безопаснее, чем проведение первой полноценной проверки уже после прибытия контейнера в Россию.
Можно ли взять образец непосредственно из контейнера
В ряде ситуаций технически образцы действительно отбираются из товара, находящегося в контейнере.
Но необходимо учитывать фактическое расположение продукции.
Представим контейнер с 1 000 коробками.
Нужная модель находится в глубине загрузки.
Чтобы получить три единицы образцов, может потребоваться:
- постановка контейнера на площадку;
- вскрытие;
- частичная выгрузка;
- поиск нужного артикула;
- идентификация товара;
- отбор;
- восстановление упаковки;
- обратная загрузка.
Поэтому при смешанной загрузке особенно важно заранее сообщить китайскому поставщику, где должны находиться коробки с потенциальными образцами.
Лучший вариант — обеспечить быстрый доступ к ним ещё во время загрузки контейнера в Китае.
Связь отбора образцов и таможенного контроля
Не следует путать сертификационные испытания с проверками, проводимыми таможенными органами.
Во время таможенного оформления могут применяться различные формы и меры контроля.
На вероятность дополнительных проверок влияют:
- сведения о товаре;
- код ТН ВЭД ЕАЭС;
- страна происхождения;
- заявленная стоимость;
- участники внешнеэкономической сделки;
- характеристики продукции;
- документы;
- история поставок;
- применяемая система управления рисками.
Подробнее об этом рассказываем на странице профиль риска при импорте товаров из Китая.
Таким образом, у одной партии одновременно могут возникнуть разные процессы:
отбор образцов для сертификации и мероприятия таможенного контроля.
Их необходимо координировать, чтобы избежать лишних простоев.
Какие документы желательно получить от китайского производителя заранее
До отправки партии запросите максимально полный технический пакет.
В зависимости от товара это могут быть:
- полное наименование изделия;
- модель;
- артикул;
- фотографии;
- фотографии маркировки;
- инструкция;
- паспорт изделия;
- технический паспорт;
- состав материалов;
- электрическая схема;
- чертежи;
- мощность;
- напряжение;
- назначение;
- область применения;
- сведения о комплектующих;
- данные производителя;
- адрес производственной площадки;
- каталог;
- ранее полученные протоколы испытаний.
Чем сложнее товар, тем опаснее ограничиваться только invoice и packing list.
Для оборудования, электроники, химической продукции, строительных материалов и многокомпонентных изделий технические характеристики могут напрямую влиять и на код ТН ВЭД, и на необходимость разрешительных документов.
Отбор образцов до отправки или после прибытия: что лучше
В большинстве случаев безопаснее решить вопрос с образцами до отправки коммерческой партии.
Вариант 1. Образцы отправляются отдельно
Сначала из Китая доставляется необходимое количество продукции для проведения испытаний.
После завершения процедуры организуется коммерческая поставка.
Преимущества:
- коммерческая партия не простаивает;
- проблемы выявляются до крупной закупки;
- можно проверить качество продукции;
- заранее становится понятен комплект документов.
Подробнее эта схема рассмотрена в статье ввоз образцов из Китая для сертификации.
Вариант 2. Образцы отбираются после прибытия основной партии
Такой вариант используется, если груз уже отправлен или проведение отбора непосредственно из партии необходимо в рамках выбранной процедуры подтверждения соответствия.
Недостаток очевиден: при задержке испытаний задерживается и решение вопроса с основной поставкой.
Поэтому второй вариант требует особенно точной координации логистики, таможенного оформления, СВХ, органа по сертификации и лаборатории.
Типичная ошибка импортёра
Рассмотрим условный пример.
Российская компания покупает в Китае партию промышленного оборудования.
Поставщик сообщает:
«Сертификат в России сделать легко после прихода товара».
Импортёр оплачивает контракт, контейнер отправляется морем и прибывает во Владивосток.
После начала оформления выясняется:
- требуется обязательное подтверждение соответствия;
- необходимо провести лабораторные испытания;
- нужны конкретные образцы или компоненты;
- образцы находятся внутри контейнера;
- необходимо организовать операции на терминале;
- лабораторные исследования занимают дополнительное время.
В результате компания платит не только за оформление разрешительного документа, но также за сопутствующие операции и дополнительное хранение.
Этих затрат можно было избежать или существенно сократить, если бы требования были определены ещё до оплаты поставщику.
Как ЛАЗУРИТ организует импорт с учётом сертификации
Транспортно-логистическая компания ЛАЗУРИТ рассматривает сертификацию не как отдельную формальность после доставки, а как часть общей схемы импорта.
Работа может включать:
1. Анализ товара
Изучаются характеристики продукции и документы поставщика.
2. Проверку кода ТН ВЭД
Классификация товара напрямую связана с таможенными платежами, запретами и ограничениями и необходимостью отдельных разрешительных документов.
3. Определение требований к разрешительной документации
До отправки груза необходимо понять, требуется ли сертификат, декларация или другой документ.
4. Подготовку поставки
Согласовываются документы, маркировка, упаковка и логистическая схема.
5. Международную перевозку
ЛАЗУРИТ организует доставку товаров из Китая морским, автомобильным, железнодорожным и мультимодальным транспортом.
6. Таможенное оформление
Компания сопровождает импортную поставку и взаимодействует с участниками процесса таможенного оформления.
Подробнее об услуге: таможенное оформление импортных грузов.
7. Координацию отбора образцов
Если образцы необходимо получить уже после прибытия груза, действия участников процесса координируются с учётом нахождения продукции под таможенным контролем.
Такой подход позволяет заранее выявить критические точки поставки и сократить вероятность незапланированного простоя.
Практический чек-лист импортёра
До отправки груза из Китая проверьте:
- определён ли точный код ТН ВЭД ЕАЭС;
- известно ли, какие технические регламенты применяются;
- нужна ли обязательная оценка соответствия;
- какая форма подтверждения соответствия требуется;
- согласована ли схема оформления;
- требуется ли испытание образцов;
- определено ли необходимое количество образцов;
- известны ли требования лаборатории;
- совпадают ли модель и производитель во всех документах;
- предоставлены ли фотографии маркировки;
- подготовлена ли техническая документация;
- понятно ли, когда будет готов разрешительный документ;
- учтены ли сроки сертификации в логистическом плане.
Если хотя бы на несколько вопросов ответа нет, отправлять коммерческую партию рискованно.
Как сократить расходы, если груз уже прибыл
Если товар находится в России, а необходимость испытаний выявлена только сейчас, основная задача — минимизировать время между выявлением проблемы и передачей образцов в лабораторию.
Для этого необходимо параллельно:
- определить точные требования к документу о соответствии;
- выбрать подходящий орган по сертификации и лабораторию;
- согласовать количество образцов;
- подготовить документы на товар;
- проверить маркировку;
- определить местонахождение нужных грузовых мест;
- организовать доступ к грузу;
- подготовить документы для отбора;
- заранее организовать доставку образцов в лабораторию;
- контролировать прохождение испытаний.
Последовательная работа, при которой следующий этап начинается только после завершения предыдущего, увеличивает простой.
Правильнее запускать взаимосвязанные процессы одновременно там, где это допускается.
Часто задаваемые вопросы
Кто проводит отбор образцов для сертификации?
Это зависит от формы и схемы подтверждения соответствия, применимого технического регламента и конкретной процедуры. Участника, уполномоченного проводить отбор, необходимо определить до начала работ.
Самостоятельно взять товар из контейнера и назвать его официальным образцом для сертификационных испытаний — не универсальное решение.
Можно ли провести сертификацию после прибытия груза?
В определённых ситуациях необходимые процедуры действительно организуются после прибытия товара, однако возможность последующего выпуска партии зависит от требований к конкретной продукции и документов, которые необходимо предоставить при таможенном оформлении.
Поэтому такая схема должна быть проверена заранее.
Что такое акт отбора образцов?
Это документ, фиксирующий факт отбора конкретной продукции для проведения испытаний. Он необходим для идентификации образцов и обеспечения связи между исследуемым товаром и продукцией, в отношении которой оформляется документ о соответствии.
Где отбираются образцы?
Если груз уже прибыл, отбор может организовываться в месте нахождения продукции — например, на СВХ или иной территории, где товар находится под таможенным контролем.
Конкретный порядок зависит от места хранения и статуса товара.
Можно ли отобрать только одну единицу товара?
Не всегда. Количество образцов определяется требованиями к конкретной продукции и программе испытаний. Для некоторых товаров одной единицы недостаточно.
Что будет с отобранными образцами после испытаний?
Это зависит от вида исследований. Некоторые испытания являются разрушающими, поэтому образец после их проведения невозможно использовать как обычный товар.
Можно ли использовать образец, который поставщик заранее прислал курьером?
Это необходимо согласовывать с органом по сертификации с учётом выбранной схемы подтверждения соответствия. Для некоторых процедур принципиальное значение имеет порядок идентификации и отбора образцов.
Что делать, если в контейнере несколько моделей?
До проведения отбора необходимо определить, какие модели должны участвовать в испытаниях, и обеспечить их точную идентификацию.
Кто оплачивает операции на СВХ?
Для импортёра такие операции обычно становятся частью расходов по конкретной поставке. Поэтому необходимость отбора после прибытия лучше учитывать ещё при предварительном расчёте себестоимости импорта.
Почему нельзя сначала привезти товар, а потом разбираться с сертификатом?
Потому что при обязательном подтверждении соответствия отсутствие необходимых документов может повлиять на возможность выпуска коммерческой партии. Дополнительно возникают расходы на хранение, операции с контейнером и проведение испытаний.
Отбор образцов после прибытия груза: главное
Отбор образцов для сертификации на таможне — это не просто изъятие нескольких единиц продукции из коммерческой партии.
Необходимо обеспечить целую последовательность:
идентификация товара → определение требований → согласование образцов → доступ к грузу → официальный отбор → оформление акта → доставка в лабораторию → испытания → оформление документа о соответствии → дальнейшее таможенное оформление партии.
Чем позже импортёр начинает заниматься этим вопросом, тем выше вероятность дополнительных расходов.
Поэтому оптимальный подход — проверить необходимость сертификации, требования технических регламентов, количество образцов и порядок испытаний до оплаты товара и отправки коммерческой партии из Китая.
Если груз уже прибыл, необходимо максимально быстро синхронизировать действия склада временного хранения, специалистов по сертификации, лаборатории, таможенного представителя и перевозчиков.
ЛАЗУРИТ — логистика, таможенное оформление и сопровождение импорта из Китая
Транспортно-логистическая компания ЛАЗУРИТ сопровождает внешнеторговые поставки из Китая с учётом не только перевозки, но и требований российского и евразийского регулирования.
Мы помогаем выстроить единый процесс:
поставщик в Китае → проверка документов → международная перевозка → Владивосток / Восточный → таможенное оформление → разрешительные документы → выпуск → доставка получателю.
Для бизнеса такой подход особенно важен при импорте оборудования, электроники, комплектующих, строительных материалов, промышленной продукции и других товаров, для которых требуется обязательная оценка соответствия.
Лучше определить необходимость испытаний до отправки контейнера, чем оплачивать его простой после прибытия.
ТЛК ЛАЗУРИТ — безопасная логистика для вашего бизнеса.
