Отличия инвойса от проформы-инвойса: что нужно знать участнику ВЭД

При организации международной поставки покупатель может получить от иностранного продавца два внешне похожих документа: проформу-инвойс и коммерческий инвойс. В обоих обычно указываются сведения о поставщике и покупателе, наименование товара, количество, стоимость, валюта расчетов и условия поставки.

Несмотря на сходство, эти документы выполняют разные функции. Проформа-инвойс используется преимущественно на этапе согласования заказа, а коммерческий инвойс отражает окончательные параметры фактически поставляемой партии.

Понимание отличий инвойса от проформы-инвойса помогает правильно провести оплату, подготовить документы для международной перевозки и избежать задержек при таможенном оформлении.

Что такое проформа-инвойс

Проформа-инвойс, или proforma invoice, — это предварительный коммерческий документ, который продавец направляет потенциальному покупателю до окончательного формирования и отгрузки товара.

По сути, проформа содержит предварительный расчет будущей сделки. С ее помощью стороны согласовывают ассортимент, количество продукции, цену, валюту платежа, условия оплаты и базис поставки по Инкотермс.

Проформа-инвойс может использоваться:

• для согласования стоимости товара;
• внесения авансового платежа;
• запуска продукции в производство;
• утверждения заказа внутри компании покупателя;
• предварительного расчета расходов;
• согласования условий доставки;
• оформления аккредитива;
• подготовки внешнеторгового контракта и спецификации.

Сведения в проформе не всегда являются окончательными. После изготовления продукции могут измениться количество единиц, вес, объем, комплектация, число грузовых мест и итоговая стоимость партии.

Например, российская компания планирует приобрести у китайского производителя 500 единиц товара. Поставщик выставляет проформу-инвойс для внесения 30% предоплаты. После производства часть продукции не проходит контроль качества, поэтому фактически к отгрузке готово 490 единиц. Окончательный коммерческий инвойс должен быть оформлен уже на реальное количество товара.

Что такое коммерческий инвойс

Коммерческий инвойс, или commercial invoice, — это расчетный документ, отражающий окончательные условия конкретной поставки. Он оформляется на фактически отгружаемую партию товара и входит в комплект документов, сопровождающих международную перевозку.

Как правило, коммерческий инвойс содержит:

• номер и дату документа;
• наименование и реквизиты продавца;
• сведения о покупателе и грузополучателе;
• номер внешнеторгового контракта;
• наименование товара;
• артикулы, модели и характеристики;
• количество единиц;
• количество грузовых мест;
• цену за единицу;
• общую стоимость партии;
• валюту платежа;
• условия оплаты;
• базис поставки по Инкотермс;
• страну происхождения товара;
• сведения о производителе;
• подпись уполномоченного лица, если она предусмотрена.

Коммерческий инвойс используется при проведении окончательных расчетов, организации перевозки и подготовке декларации на товары. Его данные должны соответствовать контракту, спецификации, упаковочному листу, транспортным и платежным документам.

При этом международный коммерческий инвойс не является полным аналогом российского счета-фактуры. Эти документы используются в разных системах учета и выполняют различные функции.

Чем отличается инвойс от проформы-инвойса

Главное отличие заключается в назначении и времени оформления документов.

Проформа-инвойс представляет собой предварительное предложение продавца. Она используется до окончательного формирования партии и может быть скорректирована.

Коммерческий инвойс оформляется на фактически поставляемый товар. В нем указываются окончательные сведения, которые используются при оплате, перевозке и таможенном декларировании.

Основные отличия

Критерий	Проформа-инвойс	Коммерческий инвойс
Этап оформления	До изготовления или отгрузки товара	После формирования фактической партии
Назначение	Предварительное согласование сделки	Подтверждение окончательных условий поставки
Количество товара	Планируемое	Фактически отгружаемое
Стоимость	Предварительная	Окончательная
Возможность изменения	Может корректироваться	Исправляется или переоформляется при обнаружении ошибок
Использование для оплаты	Часто применяется для аванса	Применяется для окончательных расчетов
Таможенное оформление	Может предоставляться дополнительно	Используется как основной коммерческий документ
Расчет доставки	Предварительный	Уточненный по фактическим параметрам груза

Таким образом, проформа помогает подготовить и согласовать сделку, а коммерческий инвойс подтверждает ее фактическое исполнение.

Можно ли оплачивать товар по проформе-инвойсу

Во внешнеэкономической деятельности проформа-инвойс часто используется для проведения предоплаты. Это особенно распространено при закупках продукции в Китае, когда производитель требует аванс до начала изготовления заказа.

В проформе могут быть указаны:

• общая стоимость заказа;
• размер аванса;
• банковские реквизиты продавца;
• срок проведения платежа;
• срок изготовления продукции;
• порядок оплаты оставшейся суммы.

Возможность перечисления денег по проформе зависит от условий внешнеторгового контракта и требований обслуживающего банка. Информация в платежном поручении должна соответствовать контракту и выставленному документу.

После изготовления и подготовки товара к отправке поставщик оформляет коммерческий инвойс. В нем отражается окончательная стоимость партии, а при необходимости — сумма внесенного аванса и остаток к оплате.

Какой инвойс требуется для таможенного оформления

При таможенном оформлении коммерческой партии основным документом является окончательный коммерческий инвойс. На основании содержащихся в нем сведений заполняется декларация на товары и подтверждается стоимость внешнеторговой сделки.

Проформа-инвойс может прилагаться к комплекту документов дополнительно. Например, она помогает подтвердить первоначальную цену, размер аванса или последовательность согласования условий сделки. Однако проформа не должна заменять коммерческий инвойс на фактически отгруженный товар.

Особое внимание необходимо уделить соответствию данных во всех документах. Таможенные органы могут запросить пояснения, если:

• стоимость в инвойсе отличается от контракта или спецификации;
• количество товара не совпадает с упаковочным листом;
• неверно указан базис поставки по Инкотермс;
• отсутствует валюта платежа;
• описание продукции является слишком общим;
• итоговая сумма рассчитана неправильно;
• сведения о продавце или покупателе указаны с ошибками;
• транспортные расходы не подтверждены документами;
• сумма оплаты не соответствует инвойсу.

Расхождения могут привести к запросу дополнительных документов, проверке таможенной стоимости и увеличению срока выпуска товара.

Как правильно проверить коммерческий инвойс

Проверять документы желательно до отгрузки продукции со склада поставщика. После отправки груза исправление ошибок может занять больше времени и привести к дополнительным расходам.

В первую очередь необходимо проверить реквизиты продавца, покупателя, грузоотправителя и грузополучателя. Названия организаций и адреса должны соответствовать внешнеторговому контракту и транспортным документам.

Описание товара должно позволять идентифицировать продукцию. Вместо общих формулировок «оборудование», «детали» или «комплектующие» рекомендуется указывать модель, артикул, материал, назначение и основные технические характеристики.

Необходимо также проверить:

• количество товара;
• цену за единицу;
• итоговую стоимость;
• валюту расчетов;
• единицы измерения;
• условия оплаты;
• условия поставки;
• страну происхождения;
• соответствие упаковочному листу;
• соответствие транспортным документам.

Базис поставки желательно указывать вместе с географическим пунктом и редакцией правил, например: FOB Shanghai, Incoterms 2020 или FCA Guangzhou, Incoterms 2020.

Распространенные ошибки при оформлении проформы и инвойса

Одна из частых ошибок — использование первоначальной проформы в качестве окончательного документа после изменения состава партии. В результате количество товара и стоимость не соответствуют фактической поставке.

Также встречаются следующие проблемы:

• отсутствует номер контракта;
• неправильно указано наименование покупателя;
• цена не совпадает со спецификацией;
• отсутствует разбивка стоимости по товарным позициям;
• не указана валюта;
• неверно рассчитана итоговая сумма;
• характеристики товара не позволяют определить код ТН ВЭД;
• данные инвойса отличаются от упаковочного листа;
• не указан базис поставки;
• поставщик использует разные названия одного товара в документах.

Такие ошибки желательно устранить до бронирования перевозки и отправки продукции.

Помощь транспортно-логистической компании «ЛАЗУРИТ»

Транспортно-логистическая компания «ЛАЗУРИТ» оказывает комплексное сопровождение международных поставок и помогает участникам ВЭД проверять документы до отправки груза.

Специалисты компании могут проверить:

• внешнеторговый контракт;
• спецификацию;
• проформу-инвойс;
• коммерческий инвойс;
• упаковочный лист;
• коносамент и другие транспортные документы;
• условия поставки по Инкотермс;
• сведения о стоимости перевозки;
• соответствие данных о товаре, продавце и покупателе.

Компания «ЛАЗУРИТ» организует контейнерные, автомобильные, железнодорожные и мультимодальные перевозки, доставку сборных и опасных грузов, таможенное оформление, сертификацию продукции и аутсорсинг ВЭД.

Проверка проформы и коммерческого инвойса до отгрузки помогает заранее обнаружить расхождения, правильно рассчитать расходы и снизить риск задержки груза на таможне.

Заключение

Проформа-инвойс и коммерческий инвойс применяются на разных этапах международной сделки. Проформа содержит предварительные условия заказа и может использоваться для согласования поставки или внесения аванса. Коммерческий инвойс оформляется на фактическую партию и содержит окончательные данные для оплаты, перевозки и таможенного оформления.

Перед отправкой товара необходимо убедиться, что информация в коммерческом инвойсе соответствует контракту, спецификации, упаковочному листу, платежным и транспортным документам.

Транспортно-логистическая компания «ЛАЗУРИТ» поможет проверить документацию, организовать международную перевозку и обеспечить комплексное сопровождение поставки.