Какие документы получает клиент после поставки товара из Китая: агентский договор, договор поставки и импорт под ключ

Получение груза на складе — важный, но не последний этап импорта. После завершения поставки клиенту необходимо получить документы, подтверждающие покупку товара, его перевозку, таможенное оформление, передачу получателю и понесённые расходы.

От полноты документального комплекта зависит, сможет ли компания:

• оприходовать товар;
• подтвердить расходы;
• принять НДС к вычету при наличии законных оснований;
• подтвердить легальность ввоза;
• пройти банковскую, налоговую или таможенную проверку;
• безопасно продавать импортную продукцию на территории России.

Транспортно-логистическая компания «ЛАЗУРИТ» организует поставки из Китая по нескольким схемам. Клиент может работать по агентскому договору, приобрести товар по договору поставки либо заказать импорт под ключ.

В каждом случае состав документов будет отличаться.

От чего зависит комплект документов после поставки

Не существует одного универсального комплекта, который подходит для любой импортной операции. Список документов зависит от нескольких факторов:

• выбранной договорной схемы;
• категории товара;
• условий поставки;
• способа оплаты иностранному производителю;
• маршрута перевозки;
• роли клиента в таможенном оформлении;
• необходимости сертификации или маркировки;
• наличия дополнительных расходов на хранение, досмотр или перегрузку.

Поэтому перечень закрывающих документов желательно согласовать с бухгалтерией ещё до оплаты товара и его отправки из Китая.

Компания «ЛАЗУРИТ» определяет схему документооборота на этапе подготовки поставки. Это помогает избежать ситуации, когда груз уже доставлен, но бухгалтерии не хватает документов для принятия товара и расходов к учёту.

Документы по агентскому договору

При работе по агентскому договору компания «ЛАЗУРИТ» действует по поручению клиента. В зависимости от условий договора агент может организовать оплату иностранному поставщику, международную перевозку, страхование, таможенное оформление, сертификацию и доставку товара на склад.

При этом расходы на товар и сопутствующие операции осуществляются в интересах клиента, а «ЛАЗУРИТ» получает отдельное агентское вознаграждение.

После завершения поставки клиенту передаётся комплект документов, подтверждающий действия агента и понесённые расходы.

Агентский договор и приложения

Основным документом является агентский договор. В нём закрепляются:

• полномочия компании «ЛАЗУРИТ»;
• порядок взаимодействия с поставщиком;
• условия оплаты товара;
• перечень организуемых услуг;
• порядок возмещения расходов;
• размер агентского вознаграждения;
• сроки предоставления отчёта;
• порядок передачи подтверждающих документов.

К договору могут оформляться заявки, спецификации и дополнительные соглашения по каждой отдельной поставке.

В заявке обычно фиксируются наименование товара, количество, стоимость, поставщик, маршрут, условия поставки и место передачи груза.

Отчёт агента

Отчёт агента — один из главных документов при агентской схеме.

В нём компания «ЛАЗУРИТ» отражает выполненные действия и расходы, произведённые в интересах клиента.

В отчёте могут быть указаны:

• стоимость товара;
• расходы на оплату иностранному поставщику;
• банковские комиссии;
• международная перевозка;
• морской фрахт;
• железнодорожная или автомобильная доставка;
• терминальная обработка;
• хранение;
• страхование;
• услуги таможенного представителя;
• таможенные сборы;
• ввозная пошлина;
• ввозной НДС;
• сертификация;
• маркировка;
• погрузочно-разгрузочные работы;
• дополнительные расходы, возникшие при перевозке или таможенном контроле.

К отчёту прикладываются документы, подтверждающие заявленные суммы.

Клиенту необходимо проверить отчёт в срок, установленный агентским договором, и передать его в бухгалтерию вместе с приложениями.

Акт на агентское вознаграждение

Услуги компании «ЛАЗУРИТ» оформляются отдельно от расходов, произведённых за счёт клиента.

В акте указывается размер агентского вознаграждения за организацию поставки. В зависимости от условий сотрудничества вознаграждение может включать:

• работу с иностранным поставщиком;
• проверку документов;
• координацию оплаты;
• организацию перевозки;
• взаимодействие с терминалами;
• сопровождение таможенного оформления;
• контроль сроков;
• подготовку итогового комплекта документов.

Разделение возмещаемых расходов и вознаграждения агента помогает бухгалтерии правильно отразить операцию в учёте.

Документы иностранного поставщика

После поставки клиент получает документы, подтверждающие приобретение товара у китайского производителя или продавца.

Обычно в комплект входят:

• коммерческий инвойс;
• упаковочный лист;
• спецификация;
• заказ или приложение к контракту;
• документы производителя;
• техническое описание продукции.

Коммерческий инвойс содержит сведения о продавце, покупателе, товаре, количестве, цене, валюте и условиях поставки.

Упаковочный лист показывает количество грузовых мест, вес нетто и брутто, вид упаковки и состав партии.

Информация в этих документах должна соответствовать фактически поставленному товару и сведениям, заявленным при таможенном оформлении.

Таможенные документы

Состав таможенного комплекта зависит от того, кто выступает декларантом.

Если декларантом является клиент, ему передаётся декларация на товары с решением о выпуске. Также предоставляются документы, подтверждающие расчёт и уплату таможенных платежей.

В комплект могут входить:

• декларация на товары;
• расчёт таможенных платежей;
• платёжные документы;
• документы по таможенной стоимости;
• документы по дополнительной проверке;
• акт таможенного досмотра;
• документы о корректировке таможенной стоимости;
• решения таможенного органа.

Если декларантом выступает другая российская компания, порядок предоставления копии декларации необходимо закрепить в договоре.

Декларация на товары позволяет проверить код ТН ВЭД ЕАЭС, страну происхождения, таможенную стоимость, размер начисленных платежей и факт выпуска продукции.

Транспортные документы

При импорте из Китая груз может перевозиться морским, железнодорожным, автомобильным или мультимодальным транспортом.

В зависимости от маршрута клиенту передаются:

• коносамент;
• морская накладная;
• железнодорожная накладная;
• транспортная накладная;
• международная автомобильная накладная CMR;
• экспедиторская расписка;
• поручение экспедитору;
• акт транспортно-экспедиционных услуг;
• документы терминала;
• документы на перегрузку и хранение.

Они подтверждают фактическое перемещение груза и обоснованность транспортных расходов.

Платёжные документы

Для подтверждения оплаты могут использоваться:

• платёжные поручения;
• банковские выписки;
• заявления на перевод;
• уведомления банка;
• документы, подтверждающие оплату поставщику;
• документы по банковским комиссиям.

Важно, чтобы платёжные документы можно было связать с конкретным инвойсом, поставщиком и партией товара.

Документы по договору поставки

При договоре поставки клиент приобретает товар у российской компании. Российский поставщик самостоятельно закупает продукцию в Китае, организует перевозку, проходит таможенное оформление и затем передаёт клиенту товар на территории России.

Для покупателя эта схема проще с точки зрения документооборота. Клиент не участвует напрямую во внешнеторговом контракте и получает документы от российского поставщика.

Договор поставки

Договор определяет:

• наименование и характеристики товара;
• количество;
• цену;
• сроки поставки;
• порядок оплаты;
• место передачи;
• порядок приёмки;
• условия перехода права собственности;
• ответственность сторон;
• порядок предоставления разрешительных документов.

К договору может прилагаться спецификация на каждую партию.

В спецификации желательно указывать точное наименование продукции, модель, артикул, материал изготовления, технические параметры, количество и стоимость.

Универсальный передаточный документ

Основным закрывающим документом является УПД.

В нём указываются:

• продавец и покупатель;
• наименование продукции;
• количество;
• единицы измерения;
• цена;
• общая стоимость;
• ставка и сумма НДС;
• дата передачи товара;
• реквизиты договора или спецификации.

Описание товара должно быть достаточно подробным для его однозначной идентификации.

Обобщённых формулировок вроде «оборудование», «комплектующие» или «запасные части» желательно избегать. Для снижения рисков в УПД рекомендуется указывать модель, артикул, назначение и другие существенные характеристики.

Счёт на оплату

Счёт содержит стоимость товара и банковские реквизиты поставщика.

Он используется для оплаты, но не заменяет УПД или другой передаточный документ. Для подтверждения покупки бухгалтерии необходима совокупность документов: договор, спецификация, УПД и платёжное поручение.

Акт приёма-передачи

Акт может оформляться дополнительно к УПД, если это предусмотрено договором.

В нём фиксируются:

• дата фактической передачи;
• количество товара;
• состояние упаковки;
• комплектность;
• наличие или отсутствие повреждений;
• замечания получателя.

Если при выгрузке выявлена недостача, повреждение упаковки или несоответствие товара, необходимо составить отдельный акт и выполнить фотофиксацию.

Транспортные документы

Если доставка оплачивается отдельно, клиент может получить транспортную накладную и акт оказанных услуг.

Если перевозка включена в стоимость товара, отдельные документы на транспортные услуги могут не передаваться покупателю. Это зависит от структуры договора.

В документах должно быть понятно, кто отвечает за доставку, в какой момент товар считается переданным и какая сторона несёт риски во время перевозки.

Копия декларации на товары

По договору поставки декларантом обычно является российский импортёр, который ввёз товар и затем продал его клиенту.

Покупатель не всегда обязан хранить декларацию на товары, однако запросить её копию рекомендуется, особенно при приобретении продукции с повышенными таможенными рисками.

К таким товарам относятся:

• оборудование;
• электроника;
• автомобильные запчасти;
• шины;
• металлопрокат;
• аккумуляторы;
• химическая продукция;
• товары, облагаемые антидемпинговой пошлиной;
• продукция, подлежащая обязательной сертификации или маркировке.

Копия декларации помогает подтвердить, что товар был ввезён официально, таможенные платежи уплачены, а продукция выпущена в обращение.

Разрешительная документация

Если товар подлежит обязательной оценке соответствия, поставщик передаёт клиенту сведения о разрешительном документе или его копию.

В зависимости от вида продукции это может быть:

• сертификат соответствия;
• декларация о соответствии;
• свидетельство о государственной регистрации;
• нотификация;
• фитосанитарный сертификат;
• ветеринарный документ;
• паспорт безопасности;
• отказное письмо;
• технический паспорт;
• инструкция на русском языке.

Перед началом поставки специалисты компании «ЛАЗУРИТ» проверяют, требуется ли для выбранного товара сертификация, маркировка или получение иных разрешительных документов.

Какие документы получает клиент при импорте под ключ

Импорт под ключ — это комплексная услуга, а не отдельный вид договора.

В зависимости от задач клиента поставка под ключ может быть организована:

• по агентскому договору;
• по договору поставки;
• с использованием комбинированной схемы, если она соответствует характеру сделки.

Главная особенность услуги заключается в том, что компания «ЛАЗУРИТ» координирует весь процесс: от проверки товара и документов до доставки партии на склад клиента.

Что входит в документальное сопровождение импорта под ключ

В рамках импорта под ключ компания «ЛАЗУРИТ» может организовать:

• проверку документов китайского поставщика;
• согласование условий поставки;
• подготовку спецификации;
• оплату товара;
• международную перевозку;
• страхование;
• сертификацию;
• таможенное оформление;
• терминальную обработку;
• доставку по России;
• подготовку закрывающих документов.

Состав итогового комплекта зависит от того, какая договорная модель выбрана.

Импорт под ключ по агентскому договору

Если поставка под ключ проводится по агентскому договору, клиент получает:

• агентский договор;
• заявку или спецификацию;
• отчёт агента;
• акт на агентское вознаграждение;
• инвойс;
• упаковочный лист;
• транспортные документы;
• таможенные документы;
• платёжные подтверждения;
• разрешительную документацию;
• документы по дополнительным расходам.

Такая схема подходит компаниям, которым важно видеть структуру расходов и контролировать стоимость каждого этапа поставки.

Импорт под ключ по договору поставки

Если клиент заказывает импорт под ключ по договору поставки, он приобретает товар у российской компании после его ввоза и таможенного оформления.

В этом случае основной комплект включает:

• договор поставки;
• спецификацию;
• счёт;
• УПД;
• платёжное поручение;
• акт приёма-передачи, если предусмотрен;
• транспортную накладную, если доставка оформляется отдельно;
• разрешительные документы;
• копию декларации на товары по запросу или в соответствии с договором.

Такая схема позволяет клиенту не участвовать во внешнеэкономической операции напрямую.

Какие документы передать в бухгалтерию

После завершения поставки рекомендуется сформировать отдельное электронное и бумажное досье по каждой партии.

В папку по агентскому договору следует включить:

• договор;
• заявку;
• спецификацию;
• отчёт агента;
• акт на вознаграждение;
• инвойс;
• упаковочный лист;
• декларацию на товары;
• транспортные документы;
• платёжные поручения;
• разрешительную документацию;
• документы по дополнительным расходам.

В папку по договору поставки рекомендуется включить:

• договор;
• спецификацию;
• счёт;
• УПД;
• платёжное поручение;
• акт приёма-передачи;
• транспортную накладную;
• разрешительные документы;
• копию декларации на товары, если она предоставлена поставщиком.

Для удобства документы можно группировать по номеру заявки, инвойса, контейнера или поставки.

Что необходимо проверить в полученных документах

Перед передачей комплекта в бухгалтерию нужно проверить совпадение ключевых сведений.

Особое внимание следует уделить:

• наименованию сторон;
• реквизитам договоров;
• номеру заявки;
• наименованию товара;
• моделям и артикулам;
• материалу изготовления;
• количеству;
• единицам измерения;
• стоимости;
• валюте;
• ставке НДС;
• номерам контейнеров;
• датам документов;
• данным транспортных накладных;
• сведениям о сертификатах и декларациях соответствия.

Описание продукции в договоре, спецификации, инвойсе, УПД и декларации на товары не должно противоречить друг другу.

Незначительные различия в переводе допустимы, но документы должны позволять однозначно идентифицировать товар.

Почему нельзя откладывать сбор документов

Недостающие документы желательно запросить сразу после завершения поставки.

Через несколько месяцев восстановить комплект будет сложнее. Перевозчик может закрыть период, терминал — переместить документы в архив, а иностранный поставщик — не ответить на повторный запрос.

Отсутствие документов может привести к следующим последствиям:

• бухгалтерия не сможет своевременно принять расходы;
• возникнут вопросы к стоимости товара;
• будет сложно подтвердить транспортные затраты;
• появятся риски при налоговой проверке;
• клиент не сможет подтвердить легальность ввоза;
• возникнут сложности при продаже сертифицируемой продукции.

Компания «ЛАЗУРИТ» согласовывает порядок документооборота до начала поставки, чтобы клиент заранее понимал, какие документы он получит после доставки.

Преимущества работы с компанией «ЛАЗУРИТ»

Транспортно-логистическая компания «ЛАЗУРИТ» сопровождает импорт товаров из Китая на всех этапах.

В зависимости от задачи клиента специалисты компании помогают:

• выбрать договорную схему;
• проверить поставщика;
• согласовать документы на товар;
• организовать оплату;
• подобрать маршрут;
• рассчитать таможенные платежи;
• определить код ТН ВЭД ЕАЭС;
• проверить необходимость сертификации;
• провести таможенное оформление;
• организовать доставку на склад;
• подготовить закрывающий комплект для бухгалтерии.

Клиент получает не только доставленный товар, но и документы, подтверждающие происхождение продукции, таможенное оформление, расходы и передачу груза.

Часто задаваемые вопросы

Какая схема предусматривает самый простой документооборот?

Наиболее простой комплект для покупателя обычно формируется по договору поставки. Клиент получает товар от российской компании и основные закрывающие документы: договор, спецификацию, счёт и УПД.

Какая схема позволяет видеть все расходы на импорт?

По агентскому договору клиент получает отчёт агента с детализацией расходов и подтверждающими документами. Такая модель позволяет видеть стоимость товара, перевозки, таможенного оформления и других операций.

Является ли импорт под ключ отдельным договором?

Нет. Импорт под ключ — это комплекс услуг. Юридически работа может быть оформлена агентским договором или договором поставки.

Обязательно ли получать копию декларации на товары?

Если клиент сам является декларантом, декларация входит в основной комплект документов. При покупке товара у российского поставщика копию декларации рекомендуется запросить для проверки законности ввоза.

Какие документы подтверждают расходы по агентскому договору?

Основным документом является отчёт агента. К нему прикладываются инвойсы, акты, транспортные документы, таможенная декларация, платёжные поручения и другие подтверждения расходов.

Можно ли принять товар к учёту по одному счёту?

Нет. Счёт используется для оплаты. Факт передачи товара подтверждается УПД, накладной или актом приёма-передачи.

Когда передаются закрывающие документы?

Конкретный срок определяется договором. Обычно документы формируются после завершения перевозки, выпуска товара таможней и получения актов от перевозчиков, терминалов и других исполнителей.

Заключение

Комплект документов после поставки зависит от выбранной схемы сотрудничества.

По агентскому договору клиент получает отчёт агента, документы по расходам, иностранные коммерческие документы, таможенные и транспортные подтверждения.

По договору поставки основными документами являются договор, спецификация, счёт, УПД и документы на товар.

При импорте под ключ состав комплекта определяется юридической моделью сделки: агентской или поставочной.

Компания «ЛАЗУРИТ» помогает подобрать схему поставки, организовать импорт из Китая и подготовить документы для бухгалтерского учёта и дальнейшей реализации продукции.

Чтобы получить расчёт и предварительный список документов, направьте специалистам «ЛАЗУРИТ» наименование товара, описание, стоимость, количество, вес, объём, условия закупки и город доставки.