Отказное письмо для таможни: когда оно действительно нужно

При импорте товара в Россию предприниматель может столкнуться с ситуацией, когда необходимо подтвердить, подлежит ли ввозимая продукция обязательной сертификации или декларированию соответствия. Если для конкретного товара обязательный сертификат или декларация не требуются, на практике для подтверждения этого обстоятельства может использоваться отказное письмо для таможни.

Особенно актуален этот вопрос при импорте из Китая оборудования, комплектующих, запасных частей, изделий хозяйственного назначения, промышленной продукции и других товаров, классификация которых вызывает вопросы на этапе таможенного оформления.

Главная ошибка импортера — считать, что отказное письмо можно получить практически на любой товар и тем самым заменить обязательный сертификат или декларацию.

Это не так.

Если продукция фактически входит в область действия технического регламента ЕАЭС или в перечень продукции, для которой предусмотрено обязательное подтверждение соответствия, отказное письмо не освобождает импортера от выполнения обязательных требований.

Поэтому перед оформлением отказного письма необходимо правильно определить:

• код ТН ВЭД ЕАЭС;
• назначение продукции;
• технические характеристики;
• состав и материалы;
• область применения;
• применимые технические регламенты;
• наличие товара в перечнях обязательной сертификации или декларирования.

Транспортно-логистическая компания ЛАЗУРИТ рекомендует проводить такую проверку до оплаты товара китайскому поставщику и до отправки груза в Россию. Это позволяет заранее определить комплект разрешительных документов и снизить риск задержек после прибытия товара.

Что такое отказное письмо на продукцию

Отказное письмо — информационный документ, подтверждающий, что заявленная продукция по представленным характеристикам не относится к продукции, для которой в рассматриваемой ситуации требуется обязательный сертификат соответствия или декларация о соответствии.

На практике документ может понадобиться:

• импортеру;
• таможенному представителю;
• таможенному органу при возникновении вопросов;
• продавцу или маркетплейсу;
• покупателю продукции;
• участнику тендера;
• транспортной или логистической компании.

При этом само по себе название «отказное письмо» иногда вводит предпринимателей в заблуждение.

Речь идет не об отказе таможни в выпуске груза и не об отказе органа по сертификации зарегистрировать декларацию.

Смысл документа заключается в другом: он объясняет, почему обязательное подтверждение соответствия для конкретной продукции не требуется.

Когда отказное письмо действительно может понадобиться таможне

Наличие отказного письма целесообразно прежде всего тогда, когда по описанию или коду ТН ВЭД товар похож на продукцию, обычно подлежащую обязательной оценке соответствия.

Рассмотрим типичный пример.

Российская компания импортирует из Китая промышленную комплектующую. По наименованию она напоминает самостоятельное электротехническое устройство, однако фактически является частью производственного оборудования и имеет другое назначение.

При подаче декларации может возникнуть вопрос:

должен ли на данный товар быть сертификат или декларация соответствия?

Если анализ технической документации показывает, что конкретная продукция не входит в область применения соответствующего технического регламента, отказное письмо может использоваться как дополнительное подтверждение позиции импортера.

Однако решение нельзя принимать только по коммерческому названию товара.

Например:

«контроллер», «блок питания», «модуль», «насос», «двигатель», «панель», «датчик», «плата» или «комплектующие»

— слишком общие названия.

У двух внешне похожих изделий могут быть разные:

• характеристики;
• напряжение;
• мощность;
• назначение;
• условия эксплуатации;
• конструкция;
• код ТН ВЭД;
• требования технических регламентов.

Поэтому сначала анализируется сам товар, а уже затем решается вопрос об оформлении отказного письма.

Когда отказное письмо не требуется

Получать документ на каждую импортную поставку автоматически не нужно.

Если по характеристикам товара, его коду ТН ВЭД и области применения однозначно видно, что обязательная оценка соответствия не предусмотрена, дополнительное письмо может оказаться избыточным.

С другой стороны, экономия на предварительной проверке способна привести к значительно большим расходам, если вопрос возникнет уже после прибытия контейнера или другой партии груза.

Поэтому правильный подход выглядит так:

не «оформлять отказное письмо на всякий случай», а сначала определить требования к конкретному товару.

Отказное письмо и код ТН ВЭД ЕАЭС

Код ТН ВЭД играет важную роль при определении требований к продукции.

Но ориентироваться исключительно на код также неправильно.

Для таможенного оформления одновременно имеют значение:

код ТН ВЭД + наименование товара + назначение + характеристики + конструкция + область применения.

Один код может охватывать несколько разновидностей продукции, а обязательные требования могут распространяться только на определенную часть изделий.

Именно поэтому перед импортом необходимо сопоставлять код ТН ВЭД с техническим описанием товара.

Если характеристики указаны слишком общо, возникает риск неправильного вывода:

«товар не подлежит обязательной сертификации».

В дальнейшем таможня может запросить дополнительные документы, каталоги, фотографии, техническое описание или сведения о назначении продукции.

Читайте также: ТН ВЭД ЕАЭС и маркировка товара.

Какие товары могут не подлежать обязательной сертификации

Универсального списка товаров, для которых всегда можно оформить отказное письмо, не существует.

Требования определяются индивидуально.

Например, необходимость подтверждения соответствия может зависеть от:

• назначения изделия;
• возраста пользователя;
• электрических характеристик;
• давления;
• напряжения;
• материала;
• способа использования;
• наличия радиоэлектронных компонентов;
• контакта с пищевой продукцией;
• применения во взрывоопасной среде;
• использования товара как готового изделия или комплектующего.

Кроме технических регламентов ЕАЭС необходимо учитывать действующие национальные требования и актуальные перечни продукции, подлежащей обязательной сертификации или декларированию.

Поэтому пользоваться старой таблицей или письмом, оформленным несколько лет назад для похожего товара, рискованно.

Что важнее: название товара или его характеристики

Для импортера техническое описание товара значительно важнее красивого коммерческого названия из инвойса.

Например, китайский поставщик может написать:

Machine Parts

или:

Electronic Accessories

Для российского таможенного оформления такого описания недостаточно.

Необходимо понимать:

• что представляет собой изделие;
• из чего оно изготовлено;
• какую функцию выполняет;
• является ли самостоятельным устройством;
• где устанавливается;
• какие имеет технические параметры;
• для какого оборудования предназначено.

Чем точнее описание, тем проще определить код ТН ВЭД и требования по подтверждению соответствия.

Какие документы нужны для оформления отказного письма

Комплект зависит от продукции, но обычно для анализа желательно подготовить:

Документ или информация	Для чего требуется
Наименование товара	Первичная идентификация
Предполагаемый код ТН ВЭД	Проверка требований
Техническое описание	Определение назначения
Каталог производителя	Подтверждение характеристик
Фотографии товара	Идентификация продукции
Состав и материалы	Анализ применимых требований
Модель и артикул	Точное определение продукции
Назначение	Определение области применения
Технические параметры	Проверка технических регламентов
Инвойс или спецификация	Сопоставление с импортируемой партией

Иногда потребуется дополнительная информация.

Например, для электрического оборудования могут иметь значение напряжение и мощность, а для комплектующих — сведения об оборудовании, в составе которого они используются.

Полный комплект документов для ввоза продукции рассмотрен отдельно: какие документы нужны для таможенного оформления импортного груза.

Что должно быть указано в отказном письме

Содержание зависит от организации, подготовившей документ, однако принципиально важно, чтобы продукцию можно было однозначно идентифицировать.

Обычно используются:

• наименование продукции;
• модель или артикул при необходимости;
• назначение;
• сведения о заявителе;
• код или группа кодов ТН ВЭД;
• вывод относительно обязательного подтверждения соответствия;
• нормативная база, на основании которой сделан вывод;
• дата и реквизиты документа.

Чем сложнее товар, тем опаснее использовать слишком широкую формулировку.

Например:

«запасные части»

— слабое описание.

Намного информативнее:

«комплектующие для промышленного металлообрабатывающего оборудования согласно приложению…»

с перечнем моделей и характеристик.

Отказное письмо заменяет сертификат соответствия?

Нет.

Это принципиально важный момент.

Если товар должен проходить обязательную оценку соответствия, отказное письмо нельзя использовать вместо:

• сертификата соответствия ЕАЭС;
• декларации о соответствии;
• свидетельства о государственной регистрации;
• другого обязательного документа, предусмотренного для конкретной категории продукции.

Поэтому попытка получить отказное письмо для товара, который фактически подлежит сертификации или декларированию, может привести к дополнительным вопросам при таможенном контроле.

Нужно ли отказное письмо указывать в декларации на товары

Единого правила «для каждого товара обязательно прикладывать отказное письмо к ДТ» нет.

На практике необходимость документа зависит от конкретной продукции и обстоятельств оформления.

Если возникает вопрос о соблюдении запретов и ограничений либо требований технического регулирования, таможенный орган может запросить сведения и документы, подтверждающие правильность заявленной позиции.

Поэтому намного безопаснее определить статус товара заранее, чем заниматься доказательством после поступления запроса.

Что проверить до заказа товара из Китая

Для нового товара рекомендуется провести предварительную проверку еще до перечисления денег поставщику.

1. Получить подробное техническое описание

Не ограничиваться названием из коммерческого предложения.

2. Определить код ТН ВЭД ЕАЭС

Классификация влияет на:

• таможенную пошлину;
• разрешительные документы;
• меры нетарифного регулирования;
• маркировку;
• статистику;
• процедуру декларирования.

3. Определить применимые технические регламенты

Проверяется не только код, но и назначение продукции.

4. Проверить обязательные перечни

Отсутствие товара в одном техническом регламенте еще не означает автоматического отсутствия других требований.

5. Определить необходимый документ

Результатом проверки может стать вывод о необходимости:

• сертификата соответствия;
• декларации соответствия;
• другого разрешительного документа;
• либо подтверждения того, что обязательная оценка соответствия не требуется.

6. Только после этого согласовывать поставку

Такой порядок намного безопаснее схемы:

оплатить товар → отправить контейнер → дождаться прибытия → выяснять требования таможни.

Чем опасна ошибка в отказном письме

Основной риск заключается не в самом письме, а в неправильной исходной классификации продукции.

Например, импортер заявил один код ТН ВЭД и на его основании сделал вывод, что сертификат не нужен.

Во время таможенного контроля выяснилось, что характеристики товара соответствуют другому коду или продукция попадает в область действия технического регламента.

Возможные последствия:

• запрос дополнительных документов;
• увеличение срока оформления;
• корректировка сведений в декларации;
• необходимость срочно оформлять разрешительные документы;
• дополнительные складские расходы;
• простой контейнера;
• проведение дополнительного таможенного контроля;
• перенос выпуска товара;
• изменение первоначального расчета себестоимости импорта.

Поэтому отказное письмо нельзя рассматривать отдельно от всей подготовки внешнеторговой поставки.

Можно ли использовать одно отказное письмо для нескольких поставок

Это зависит от содержания документа и неизменности продукции.

Если компания регулярно импортирует один и тот же товар с одинаковыми:

• характеристиками;
• назначением;
• моделями;
• производителем;
• кодом ТН ВЭД,

документ потенциально может использоваться повторно в пределах его применимости.

Но перед каждой новой поставкой желательно проверить:

• не изменились ли характеристики товара;
• не появилась ли новая модификация;
• не изменился ли код ТН ВЭД;
• не вступили ли в силу новые требования;
• не изменились ли перечни продукции.

Особенно важно повторно проверять старые отказные письма после изменений законодательства.

Что делать, если китайский поставщик говорит, что сертификат не нужен

Необходимо проверять это самостоятельно.

Китайский производитель ориентируется прежде всего на законодательство страны производства или требования покупателя.

Российскому импортеру необходимо соблюдать требования ЕАЭС и Российской Федерации.

Даже наличие у поставщика:

• CE;
• ISO;
• китайского сертификата;
• протокола испытаний;
• сертификата производителя

само по себе не отвечает на вопрос, нужен ли для выпуска товара в обращение документ о соответствии требованиям ЕАЭС.

Перед импортом следует определить требования именно для российского рынка.

Как ЛАЗУРИТ помогает при импорте товара

Транспортно-логистическая компания ЛАЗУРИТ рассматривает разрешительные документы как часть подготовки всей импортной поставки, а не как отдельную формальность после прибытия груза.

При организации импорта важно заранее связать между собой:

товар → техническое описание → ТН ВЭД → разрешительные документы → маркировку → документы поставщика → таможенное оформление.

Такой подход позволяет выявить проблему до отправки товара.

Компания ЛАЗУРИТ помогает организовать подготовку импорта, проверить комплект документов и выстроить дальнейшее таможенное оформление груза.

Подробнее об услуге: таможенное оформление грузов.

Для компаний, которые хотят передать организацию поставки специалистам комплексно, доступно направление импорт товаров в Россию.

Отказное письмо или сертификат: краткая таблица

Ситуация	Что требуется
Товар подлежит обязательной сертификации	Сертификат соответствия
Товар подлежит декларированию	Декларация о соответствии
Товар не входит в обязательную область оценки соответствия	Сертификат или декларация могут не требоваться
У таможни может возникнуть вопрос о статусе продукции	Может потребоваться дополнительное подтверждение, в том числе отказное письмо
Есть сомнения в коде ТН ВЭД	Сначала проверить классификацию
Неясно назначение продукции	Подготовить техническое описание
Поставщик утверждает, что документы не нужны	Проверить требования ЕАЭС самостоятельно

Частые ошибки импортеров

Оформить письмо только по названию товара

Название без характеристик не позволяет надежно определить требования.

Скопировать код ТН ВЭД у китайского поставщика

Китайский HS Code и код ТН ВЭД ЕАЭС необходимо проверять отдельно.

Получить письмо после отправки груза

Если выяснится, что необходим сертификат или декларация, решить проблему после прибытия товара может быть сложнее и дороже.

Использовать старое письмо для нового товара

Даже небольшое изменение характеристик способно изменить требования.

Считать отказное письмо разрешением на импорт

Отказное письмо не отменяет другие запреты и ограничения.

Для товара могут действовать требования по:

• маркировке;
• санитарным мерам;
• фитосанитарному контролю;
• лицензированию;
• интеллектуальной собственности;
• другим видам разрешительной документации.

Сколько стоит отказное письмо для таможни

Единой фиксированной стоимости отказного письма нет.

Цена зависит от:

• количества товарных позиций;
• сложности продукции;
• количества моделей;
• необходимости анализа документации;
• применимых технических регламентов;
• объема технического описания.

Но для импортера гораздо важнее не минимальная цена документа, а правильность вывода о том, действительно ли продукция не требует обязательной сертификации или декларирования.

Ошибка на этом этапе может стоить значительно дороже самого оформления документа.

Когда лучше оформлять отказное письмо

Оптимальный момент — до оплаты поставщику или как минимум до отправки товара из Китая.

Правильная последовательность:

получили данные товара → подготовили техническое описание → определили ТН ВЭД → проверили требования → определили разрешительные документы → согласовали маркировку → отправили груз.

Не рекомендуется действовать наоборот:

товар уже приехал → контейнер находится на терминале → появилась проблема → начинаем выяснять, требуется ли сертификат.

Часто задаваемые вопросы

Что такое отказное письмо для таможни?

Это информационный документ, который используется для подтверждения позиции о том, что определенная продукция по своим характеристикам не требует обязательного сертификата или декларации соответствия.

Обязательно ли отказное письмо для ввоза товара из Китая?

Нет, универсального требования получать его на каждый импортируемый товар нет. Необходимость определяется для конкретной продукции.

Что означает «не подлежит обязательной сертификации»?

Это означает, что для данной продукции в рассматриваемых условиях не предусмотрено оформление обязательного сертификата. При этом необходимо отдельно проверить возможность обязательного декларирования и другие требования.

Можно ли оформить отказное письмо без кода ТН ВЭД?

Полноценный анализ без классификации товара значительно сложнее. Код ТН ВЭД является одним из основных параметров проверки, но должен рассматриваться вместе с характеристиками и назначением продукции.

Отказное письмо заменяет декларацию соответствия?

Нет. Если законодательством предусмотрена обязательная декларация соответствия, отказное письмо ее не заменяет.

Может ли таможня не принять отказное письмо?

Само наличие письма не гарантирует автоматический выпуск товара. Таможенный орган оценивает фактические характеристики продукции, заявленный код ТН ВЭД и соблюдение установленных требований.

Нужно ли получать новое письмо на каждую партию?

Не всегда. Это зависит от содержания документа, характеристик товара и изменений законодательства. Перед повторным использованием документа рекомендуется проверить его актуальность.

Что делать, если неизвестно, нужна ли сертификация?

Сначала необходимо идентифицировать продукцию, определить код ТН ВЭД и проверить применимые технические регламенты и перечни. Только после этого следует решать, какой документ необходим.

Главное

Отказное письмо для таможни нужно не потому, что товар импортируется из Китая, а тогда, когда необходимо обоснованно подтвердить отсутствие требования об обязательной сертификации или декларировании конкретной продукции.

Правильный вывод невозможно сделать только по названию товара.

Для безопасного импорта необходимо учитывать:

код ТН ВЭД + технические характеристики + назначение + область применения + требования ЕАЭС + обязательные перечни.

Если вы только планируете закупку товара в Китае, оптимально определить эти параметры до оплаты поставщику и отправки груза.

Транспортно-логистическая компания ЛАЗУРИТ помогает российскому бизнесу организовать импорт и таможенное оформление с предварительной проверкой документов. Такой подход снижает вероятность ситуации, когда груз уже прибыл в Россию, а вопрос о сертификате, декларации или отказном письме приходится решать в срочном порядке.

ЛАЗУРИТ — безопасная логистика для вашего бизнеса.